5 typische Aufgaben im 1. Ausbildungsjahr einer Steuerfachangestellten

25. November 2015 von

Viele denken vielleicht, dass Kopieren und Kaffee kochen zu den Hauptaufgaben eines Steuerfachangestellten-Azubis gehören. In diesem Artikel berichte ich dir das Gegenteil und beschreibe die wichtigsten Aufgaben von angehenden Steuerfachangestellten im 1. Ausbildungsjahr – so wie ich es selbst erlebt habe.

Aufgabe 1: Posteingang und Postausgang

An einem Tag kommen bei uns im Durchschnitt 105 Briefe und Unterlagen per Post an. Diese werden am Morgen aus dem Briefkasten geholt und dann wird entschieden: Um welche Post handelt es sich? Für welchen der 120 Kollegen sind die Unterlagen bestimmt? Müssen Termine oder Fristen beachtet werden? Alle Dokumente werden durch einen Poststempel mit dem aktuellen Datum versehen, erhalten das Kürzel des zuständigen Kollegen und gehen in den Postlauf der Kanzlei. Je nach Kanzleiorganisation ist dies Aufgabe des auszubildenden Steuerfachangestellten. Für mich waren dabei die Dokumentation und die Fristenüberwachung entscheidend. Sendet die Kanzlei Unterlagen an den Mandanten, das Finanzamt oder eine andere Institution, müssen diese natürlich in einen entsprechenden Umschlag mit der richtigen Frankierung versehen und auch ausgetragen, also dokumentiert werden.

Aufgabe 2: Buchhaltung der Fibu „Azubi-Mandate“

Bereits in meinem ersten Blogartikel habe ich von den „Fibu Azubi-Mandaten“ gesprochen. Diese habe ich im ersten Ausbildungsjahr als Steuerfachangestellte bearbeitet. Hierbei muss man auf einige Dinge achten, zum Beispiel ob Fristen bezüglich der Umsatzsteuerzahlung einzuhalten sind oder in welchem Rhythmus der Mandant seine Unterlagen einreichen sollte. All dies lernt man mit der Zeit. Am Anfang ist man von dem Umfang des Kontenrahmens überwältigt. Auch die Unterscheidungen, die bezüglich Ausgaben und Einnahmen getroffen werden müssen, sind komplex. Aber je intensiver man sich damit beschäftigt, desto logischer wird alles. So musste ich bei der Bearbeitung von Buchhaltungen von Ärzten Augenmerk auf jede noch so kleine Rechnung legen: Was genau wurde zu welchem Zweck angeschafft? Ob der Unternehmer im Schreibwarenfachgeschäft 100 Blöcke oder 1 Drucker für den gleichen Preis kauft, macht einen Unterschied – der Drucker gehört mit allen Folgen zum Inventar, die Blöcke bleiben immer Bürobedarf.

Besprechung von Steuerfachangestellten

Die Teilnahme an Teambesprechungen gehört auch zu den Aufgaben von Steuerfachangestellten-Auszubildenden.

 

Aufgabe 3: Vorarbeiten für Jahresabschlüsse – Unterstützung der Kollegen

Zwischendurch gibt es für angehende Steuerfachangestellte im ersten Ausbildungsjahr kleine extra Aufgaben, bei denen ich die Kollegen, die zum Beispiel den Jahresabschluss von großen Mandanten bearbeiten, unterstützt habe. Ob „nur“ das Inventar auf Aktualität und Vollständigkeit überprüft oder ob eine Übersicht zu den Werbungskosten erstellt werden soll, man hilft den Kollegen damit auf jeden Fall. Vor allem ist es deshalb so spannend, weil man als Auszubildende die Chance bekommt, zu sehen, welche Aufgaben und Gebiete noch auf einen warten.

Aufgabe 4: Kopierarbeiten und organisatorische Unterstützung im Büro

Wenn beispielsweise ein umfangreiches Mandanten-Rundschreiben per Post verschickt werden soll, die Rechnungen für das nächste Mandantengespräch einsortiert werden müssen oder die fertigen Bilanzen abgelegt werden sollen, sind die fleißigen Hände eines Azubis gefragt. Dabei sollte man immer daran denken, dass auch eine einfache Kopie früher oder später einen Nutzen für Dritte haben kann, zum Beispiel für den Kollegen, der am nächsten Tag im Mandantengespräch auf genau diese kopierte Rechnung angesprochen wird. In einem Monat stellt meine Kanzlei ca. 990 Rechnungen. Damit könnte man ein halbes Volleyballfeld bedecken. Dabei empfiehlt es sich, den richtigen von den 2593 Heftern zu finden, in den man dann die Rechnung einsortiert.

Aufgabe: 5: „Sich einfinden“ in der Steuerkanzlei

Diese Aufgabe sollte man als zukünftige Steuerfachangestellte nicht außer Acht lassen. Für Jeden, der ähnlich wie ich zum ersten Mal in das Arbeitsleben eintritt, gibt es viel Neues: Neue Begriffe, Arbeitsabläufe oder Zuständigkeiten der Sachbearbeiter. Um jedes Detail herauszufinden, darf man sich selbst die Zeit geben, die man braucht. Die Arbeitsabläufe versteht man ziemlich schnell. Schließlich wird man jeden Tag damit konfrontiert. Auch die Fachbegriffe lernt man nach und nach. Es ist wie eine kleine zweite Sprache, die man mit der Zeit immer besser versteht. Der beste Übersetzer für uns Azubis sind meiner Erfahrung nach die Ausbilderin oder der Ausbilder.


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